Eventorganisation

Erfolgreiche Events benötigen das richtige Ambiente

Ein Interview mit Rudi Neuland, Initiative "Exzellente Tagungshotels

Gleich ob bei Tagungen, Kongressen, Kunden-Workshops oder Informationsveranstaltungen – Unternehmen, die bei der Auswahl externer Veranstaltungslokationen alleinig nach dem besten Preis vorgehen, zahlen oft am Ende drauf, weiß Rudi Neuland, Unternehmensberater und Gründer der Initiative „Exzellente Tagungshotels“.

Herr  Neuland, wenn Unternehmen Roadshows, Tagungen, Workshops oder sonstige Events veranstalten, heißt es häufig erst einmal, passend zu den jeweiligen Veranstaltungsorten eine Lokation zu finden, die sich hierfür eignet. Nach welchen Kriterien gehen aktuell die Unternehmen dabei vor?

Rudi Neuland: Zunächst einmal ist festzustellen, dass die Unternehmen angesichts knapper Budgets die Auswahl von Veranstaltungslokationen sehr stark an den Konditionen der Tagungshotels orientieren, weil sie Kosten sparen wollen. Doch viele vergessen dabei, dass diejenigen, die die Auswahl nur unter Preisgesichtspunkten betreiben, später häufig draufzahlen, da Trainingseffekt und Lerntransfer ausbleiben.

Ist das zwangsläufig so?

Neuland: Bedenken Sie, dass Häuser, die sehr günstig anbieten, entweder bei ihren Leistungen, beim Personal, beim Service oder bei allem sparen müssen, um rentabel zu wirtschaften. Und diese Einsparungen gehen zulasten der Kunden und Gäste. Ein Kundenevent jedoch, das frustriert, statt zu motivieren, ein Seminar, in dem die Teilnehmer nichts lernen, oder ein Meeting, dessen Ergebnisse und Effizienz unter schlechtem Service leidet, kommt dem Veranstalter letztlich teuer zu stehen.

Billig und gut widersprechen sich demnach?

Neuland: Meines Erachtens kann ein Hotel, das optimale Tagungs- und Lernumfeldbedingungen bietet, mit Recht mehr Geld verlangen als ein günstigeres Mitbewerberhotel.

Wie lässt sich erkennen, was ein Tagungshotel zu bieten hat?

Neuland: Um herauszufinden, ob ein Hotel für die Art Veranstaltung, die geplant ist, passt, muss man es im Vorfeld vor Ort überprüfen. Der Aufwand ist gerechtfertigt, da viele Werbeprospekte geschönt und die Aussagen der Hotels häufig zu vollmundig sind, um sich allein darauf zu verlassen.

Worauf sollten Unternehmen bei der Auswahl einer Tagesstätten achten?

Neuland: Wichtig sind zunächst die Lernumfeldbedingungen, etwa ein durchdachtes Kommunikation förderndes Farbkonzept, viel Licht, ein gutes Raumklima, eine gute Akustik, ergonomische Möbel etc. Das Hotel sollte zudem über eine zeitgemäße technische Ausstattung verfügen, wie Beamer, Laptop, W-lan etc., und jederzeit einen Ansprechpartner für den Fall eines technischen Problems haben.

Was sind weitere Auswahlkriterien?

Neuland: Im Hotel sollte es ein „Wohlfühlklima“ geben. Menschen, die in Veranstaltungen etwas leisten/lernen sollen, müssen ein Gefühl der Geborgenheit verspüren. Jede Form einer Störung unterbricht den Lernprozess oder kann ihn gänzlich verhindern. Die Lernenden müssen sich daher in dem sozialen und ästhetischen Umfeld des Hotels wohl fühlen.

Mit dem soziale Umfeld meinen Sie vor allem das Personal. 

Neuland: Ja, doch das Hotelpersonal sollte nicht nur freundlich und herzlich sein, sondern auch die Erwartungen, Bedürfnisse und Wünsche von Veranstaltern und Trainern sehr genau kennen, d.h., es muss wissen, was in einer Veranstaltung passiert, welche Lehr- und Lernmethoden es gibt und welche Rahmenbedingungen für erfolgreiche Veranstaltungen notwendig sind. Am besten fragen Sie nach den entsprechenden Qualifikationen der Mitarbeiter. Im Idealfall hat das Hotel einen Tagungsmanager, der auch über Erfahrungen als Veranstalter und Organisator in der Industrie verfügt. Achten Sie auf einen kundenorientierten Service, denn den Geist, der in einem Hotel vorherrscht, spüren Sie meist schon an der Rezeption

Immer mehr Hotels stellen zum Beispiel eigene Outdoor-Anlagen zur Verfügung. Was halten Sie davon?

Neuland: Es ist sehr löblich, wenn ein Hotel die Dramaturgie einer Veranstaltung durch lernzielfördernde Aktivitäten im Sinne des erlebnisorientierten Lernens unterstützt. Zentral ist, dass auch eine optimale Betreuung vor, während und nach einer Veranstaltung gewährleistet ist. Wenn die von Ihnen erwähnte Outdooranlage verfügbar ist, sollte das Haus auch jemanden haben, der die Seminarteilnehmer bei der Verwendung des Parcours begleitet, diese zumindest aber einführt.

Braucht es dafür nicht spezielle Qualifikationen?

Neuland: Hoteliers, die ihren Kunden Tagungs- und Seminarräume anbieten, sollten dafür sorgen, dass jeder im Hotelteam die Erwartungen, Wünsche, Bedürfnisse und Aufgaben des Veranstalters bzw. Trainers genauestens kennen. Die Qualifizierung und Weiterbildung der Hotelmitarbeiter ist daher eine Grundvoraussetzung, um das Leistungs-, Service- und Qualitätsniveau eines Hotels auf ein Top-Level zu bringen bzw. dort zu halten. Das bezieht sich auch auf das Küchenteam.

Inwiefern?

Neuland: Zum einen sollte die Küche eine lerngerechte Kost anbieten, um nach der Mittagspause das gefürchtete Suppenkoma zu verhindern. Zum anderen sollte das Küchenteam  sehr flexibel sein und kein Problem damit haben, wenn sich etwa Essenzeiten kurzfristig verschieben, weil der Veranstaltungsablauf es erforderlich macht. Gerade dann zeigt sich, ob ein Hotel wirklich als Tagungshotel geeignet ist, denn Änderungen im Zeitplan passieren in Seminaren fast immer.

Trotz Sparzwängen stehen insbesondere Burgen, Schlösser, Klöster und Gutshäuser auf der Präferenzliste von Veranstaltern ganz oben. Woran liegt das?

Neuland: Das hat zwei Gründe. Die Romantik eines historischen Gebäudes und die märchenhaften Vorstellungen etwa von einem Schloss lassen die Menschen ins Schwärmen geraten. Anders als früher, wo es nur Wenigen vorbehalten war, kann heute jeder als Gast einige Nächte in prachtvollem Ambiente verbringen. Das versetzt die Menschen in eine Hochstimmung, sie sind gut gelaunt und gehen entspannt in den Seminarraum – und genau dies ist eine wichtige Voraussetzung für erfolgreiches Lernen.

Und der zweite Grund?

Neuland: Für das Lernen in historischen Gebäuden sprechen auch die positive Auswirkung der ästhetischen Architektur und die spürbaren Reize der harmonikalen Gestaltung des Lernumfeldes, die bei uns Menschen die Sehnsucht nach historischen Gebäuden beeinflusst. Anders als in den Tagungsräumen der so genannten modernen zeitgemäßen Architektur sind die Räume deutlich größer und die Decken höher. Historische Gebäude drücken daher nicht auf den Geist und beengen uns auch nicht in der Kreativität und der Freiheit des Denkens.

Über Rudi Neuland
Exzellente-Tagunshotels.de c/o Rudi Neuland Unternehmensberatung

In rund 30 Jahren hat Rudi Neuland seinen Nachnamen zum Markenzeichen für “Produkte lebendigen Lernens" gemacht. In seiner Funktion als geschäftsführender Gesellschafter der Neuland GmbH und des Institut Neuland wurde Rudi Neuland schnell zum gefragten Experten für die Themen Lernumfeldgestaltung und Unternehmenskultur. Im Jahre 1998 gründete der Branchenkenner die Initiative der ‚Exzellenten Tagungshotels’. Mittlerweile sind es 27 Häuser, die den Anspruch haben, die crème de la crème der deutsche Tagungshotellerie darzustellen. Zu Recht, wie es scheint. Denn bei bundesweiten Wettbewerben erzielen die ‘Exzellenten Tagungshotels’ regelmäßig die besten Platzierungen.